Få styr på virksomhedens dokumentation
De fleste årsrapporter følger nogenlunde den samme struktur. Forside med titel og årstal. En kort introduktion fra ledelsen. En gennemgang af resultater, aktiviteter og udvikling. Regnskab og noter. En afslutning med kontaktinfo og praktiske detaljer.
Det vigtigste er, at alt står klart. Du kan have nok så flotte tal, men hvis læseren skal lede efter dem, mister rapporten sin værdi. Tryk og opsætning skal arbejde sammen, så indholdet er nemt at afkode.
Årsrapporter
Når handler om at gøre status, forklare beslutninger og vise retningen for virksomheden. Når rapporten bliver trykt ordentligt, signalerer det struktur, kvalitet og respekt for modtagerens tid. Årsrapporten er ikke kun til revisors mappe og generalforsamlingen. Den bruges også som en praktisk opslagsbog gennem hele året.
Regnskaber
Regnskabsuddrag til banker eller investorer kan trykkes i små oplag. Mange banker sætter pris på at få materialet fysisk, fordi det er nemt at dele rundt ved et møde.
Nogle virksomheder laver en kort version af årsrapporten til kunder og samarbejdspartnere. Den fokuserer på de vigtigste resultater og planer, ikke det tekniske regnskab.
Budgetter
Budgethæfter fungerer godt med samme layout som årsrapporten. Det gør det nemt at sammenligne udviklingen kvartal for kvartal.
Månedsrapporter bliver lettere at overskue, når de følger den samme struktur.
Opsætning af en årsrapport
Designet styrer oplevelsen. En rolig typografi gør læsningen sikker. Et ensartet grid, altså en fast struktur for tekst og billeder, gør det let at finde ud af, hvad man kigger på. Tabeldata skal stå på linje. Grafer skal være tydelige. Billeder skal være relevante, ikke fyld.
Først skal der være en klar forside. Ikke noget støj. Titel, virksomhedsnavn og årstal. Måske et enkelt billede, hvis det har reel funktion.
Derefter et indholdsfortegnelse. Ikke kun af pligt, men fordi mange faktisk bruger det, når de skal finde specifikke afsnit.
I selve rapporten bør tekst holdes i korte afsnit. Lange tekstblokke får folk til at springe sider over. Brug tydelige overskrifter. Brug grafer, tabeller og faktabokse, når data kan fortælles kortere visuelt.
Regnskabet bør trykkes på et papir, hvor tal står skarpt. Tal må ikke mudre sammen. Der skal være nok luft mellem linjerne til, at læseren kan sammenligne kolonner uden at miste orienteringen.
Til sidst skal afslutningen være enkel. En kort opsummering. Kontaktinfo. Måske QR-kode til en digital version eller supplerende bilag.
Valg af papir
Papiret gør en større forskel, end mange tror. En årsrapport skal være behagelig at bladre i, også når den er lang. Der er tre typiske valg.
Silk-papir giver en glat og rolig overflade. Tekst står skarpt. Billeder bliver klare uden at skinne for meget.
Mat papir har en mere tør overflade. Det giver ro under læsningen, især ved meget tekst. Det er et godt valg til tunge rapporter.
Offset papir giver en helt neutral fornemmelse. Det er let, absorberer farve godt og bruges ofte til større produktioner, hvor omkostningerne skal holdes nede.
Tykkelsen afhænger af rapportens omfang. Ofte vælger virksomheder 120 eller 130 gram til indholdssiderne og 250 eller 300 gram til omslaget. Det giver en god balance mellem vægt og stabilitet.
Indbinding der passer til formålet
Indbindingen beslutter, hvordan rapporten opfører sig, når man bruger den. En limbundet rapport er klassisk og pæn. Den ligner en bog og fungerer godt til kunder, investorer og bestyrelser.
En spiralindbinding gør rapporten fleksibel. Den kan ligge helt fladt på bordet, og man kan bladre hurtigt. Det er praktisk til internt brug, budgetmøder og arbejdsdokumenter.
En hæftet indbinding er velegnet, hvis rapporten er kort. Den er billig, enkel og let at håndtere.
Når rapporten er over 100 sider, vælger mange limbinding for at sikre stabilitet.